Ewidencja czasu pracy stanowi ważny element zarządzania zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwie, pozostając jednocześnie obowiązkiem pracodawcy na rzecz wszystkich osób zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę.
Głównym celem ewidencjonowania jest ustalenie właściwego poziomu wynagrodzenia osób zatrudnionych oraz przestrzeganie przez nich wymogów wynikających z umowy. Również pracodawca ma określone obowiązki związane z czasem pracy; musi on np. przestrzegać ustawowych przerw od pracy. Ewidencja czasu pracy jest systemem regulowanym prawnie, gdzie podstawowym dokumentem pozostaje rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Jak należy prawidłowo ewidencjonować czas pracy?
Aby czas pracy był ewidencjonowany skutecznie, należy mieć na uwadze wiele czynników specyficznych dla danej branży i firmy. W systemie ewidencji czasu pracy musi znaleźć się informacja o m.in. czasie rozpoczęcia i zakończenia pracy i liczbie przepracowanych godzin w rozliczeniu miesięcznym, ewentualnych godzinach nadliczbowych, dyżurach w pracy zmianowej, ustawowych i okolicznościowych dniach wolnych od pracy, urlopach, zwolnieniach lekarskich czy nieusprawiedliwionych nieobecnościach. Ewidencja czasu pracy nie może ograniczać się tylko do suchych liczb, które wprawdzie dają materiał statystyczny do obliczeń, jednak nie dostarczają niezbędnych danych do analizy czasu pracy i przyczyn ewentualnych niedociągnięć. Szczególnie istotne w tym wymiarze jest wskazywanie przyczyny nieobecności pracownika w miejscu pracy, które mogą być bardzo różnorodne. Prowadzenie całej dokumentacji ewidencyjnej jest procesem dosyć skomplikowanym, który obecnie odbywa się z wykorzystaniem nowoczesnych rozwiązań informatycznych. Programy do ewidencji czasu pracy są niezwykle skutecznym sposobem na wypełnianie tego obowiązku przez pracodawcę, zapewniając automatyzację i pozwalając na znaczne oszczędności czasowe.
Jak powinien wyglądać system ewidencji czasu pracy?
Autorskie rozwiązania informatyczne do ewidencji czasu pracy muszą nie tylko zapewniać wszelkie wymagane przez prawo funkcjonalności, lecz cechować się intuicyjną szatą graficzną i płynnością działania. Aplikacja ma za zadanie odciążać pracowników kadrowych od wykonywania powtarzalnych, żmudnych czynności, dzięki czemu już samo jej działanie otwiera przestrzeń dla dużych oszczędności w firmie. Uzupełnienie programu o tworzenie grafików pracy to opcja, która bardzo pomaga pracodawcom w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Narzędzia IT od IntraworQ to zaawansowany i kompleksowy system ewidencji czasu pracy, który staje się dla firm pełnowartościowym narzędziem. Oparty na wiedzy prawniczej i kilkunastoletnim procesie udoskonalania, program zyskał w Polsce opinię najbardziej wszechstronnego i niezawodnego systemu ewidencji czasu pracy. Pozwala zdjąć z barków przedsiębiorcy ciężar tworzenia indywidualnego systemu, zapewniając gotowe i sprawdzone rozwiązanie. Ewidencjonując czas pracy, należy pamiętać o tym, że nie jest to wyłącznie zbędny wymóg prawny, lecz realna i skuteczna metoda na zarządzanie wysiłkami całego zespołu, która stanowi jeden z filarów sukcesu przedsiębiorstwa.
