Przedsiębiorcy posiadają obowiązek przechowywania niektórych dokumentów w odpowiedni sposób przez określony czas. W związku z tym konieczne jest również skuteczne zabezpieczenie ich przed zniszczeniem. Jak to zrobić?

Dokumenty księgowe, kadrowo-płacowe, sprawozdania finansowe – te, a także innego rodzaju dokumenty wymagają odpowiedniego przechowywania. W tym celu warto wykorzystać różnorodne dodatki, ułatwiające właściwe uporządkowanie oraz zarchiwizowanie dokumentacji.

Łatwa archiwizacja bez segregatorów

Najczęściej archiwizowanie dokumentów kojarzone jest z segregatorami. Pozwalają one na łatwe uszeregowanie dokumentów według klucza, a także chronią je przed czynnikami zewnętrznymi. Niestety, segregatory zajmują dużo miejsca, dlatego też nie sprawdzają się w sytuacji, gdy konieczne jest przechowywanie dużej ilości dokumentów na małej przestrzeni.

Łatwa archiwizacja możliwa jest jednak także bez segregatorów. W tym celu warto zastosować klipsy archiwizacyjne, czyli małe, plastikowe elementy, które umożliwiają łączne przechowywanie wielu arkuszy – także przełożonych z segregatorów. Zapięte w klipsy archiwizacyjne dokumenty mogą być następnie umieszczone w kartonach zabezpieczających je przed czynnikami zewnętrznymi.

Ważne miejsce przechowywania dokumentów

Poza wyborem właściwych akcesoriów do przechowywania dokumentów warto także pamiętać o tym, aby wybrać odpowiednie miejsce do ich archiwizacji.

Miejsce to powinno być zabezpieczone przed czynnikami niszczącymi – wilgocią, ogniem, a także przed dostępem niepowołanych osób. Rekomendowane są zamykane szafy archiwizacyjne na dokumenty.

Zleć profesjonalną archiwizację zewnętrznej firmie

Przedsiębiorcy mogą także skorzystać z zewnętrznych usług archiwizacji. Wówczas właściwym zabezpieczeniem i przechowaniem dokumentów zajmują się firmy zewnętrze.

Rozwiązanie to rekomendowane jest przede wszystkim firmom, które nie dysponują odpowiednią ilością miejsca na dokumentację, a także nie chcą zajmować się pracami tego typu we własnym zakresie.

Jak zabezpieczyć przechowywane dokumenty przed zniszczeniem?
Rate this post

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here