Obieg informacji w firmie jest niezwykle istotny dla prawidłowego jej funkcjonowania. Sytuacje, w których komunikaty trafiają do odbiorców na ostatnią chwilę, już po fakcie lub w ogóle nie docierają, są dla pracowników frustrujące. Z drugiej strony również nadmiar informacji może działać na niekorzyść – w natłoku wiadomości zaginie ta właściwa, a tym samym nie dotrze do adresata na czas. Jak poprawić obieg informacji w organizacji?

Prawidłowy obieg komunikacji a struktura organizacyjna

Bardzo często błędy w komunikacji wewnątrz firmy wiążą się z niejasnym lub nawet nieprawidłowym zdefiniowaniu potrzeb wymiany informacji pomiędzy jednostkami, systemami, interesariuszami w organizacji, a także i Klientem . Może to być spowodowane przerośniętą strukturą, co powoduje znacznie wydłużony czas realizacji i konieczność przepływu danych przez kilka lub nawet kilkanaście jednostek (osób, zespołów, działów) czy brakiem jednosnaczych wytycznych, instrukcji czy procedur. Konieczność pozyskiwania informacji dla realizacji zadań z jednoczesną nadmierną weryfikacją oraz wydłużonym procesem akceptacji decyzji, a także jednostronność komunikacji (brak informacji zwrotnej) sprawia, że wydajność i motywacja pracowników spada. Tym samym zmniejszają się zyski przedsiębiorstwa.

Jednocześnie zarządzanie informacją w firmie może być utrudnione przez dużą liczbę rejestrów, zbiorów danych oraz plików, które są poza jakąkolwiek kontrolą. Rozwiązanie? Modelowanie struktury organizacyjnej i budowa architektury informacji w organizacji, dzięki której ograniczona zostanie zbędna komunikacja i nadmiarowa akceptacja, a źródła danych zostaną ujednolicone. Dzięki temu zmniejszy się niepewność podczas podejmowania decyzji oraz zwiększy efektywność pracowników. Proces przepływu informacji będzie wówczas skuteczny i efektywny.

Przebieg procesu modelowana struktury organizacyjnej oraz zarządzania informacją w firmie

Aby proces modelowania struktury organizacyjnej, a tym samym poprawy zarządzania informacją był skuteczny i efektywny, konieczne jest przeprowadzenie analizy procesów oraz identyfikacja źródeł danych – mówi specjalista z firmy Nova Praxis. – Na podstawie danych zebranych m.in. od pracowników oraz kadry zarządzającej możliwe jest określenie sytuacji bieżącej. Kolejnym krokiem jest szczegółowa analiza procesów, podczas której główny nacisk kładzie się na przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi stanowiskami, działami, Klientem. W przypadku danych równie istotne jest określenie źródeł danych, ich struktury oraz osób, które z nich korzystają.

Określenie sytuacji „jak jest” pozwala na stworzenie rekomendacji „jak powinno być”. Utworzenie nowej struktury organizacyjnej i architektury informacji sprawia, że realizacja procesów jest efektywniejsza – znika zbędna komunikacja, która powoduje, że pracownik poświęca czas na filtrowanie wiadomości istotnych i przeznaczonych konkretnie dla niego. Zmniejsza się również ryzyko pominięcia istotnej informacji w natłoku tych mniej ważnych. Zlikwidowane zostają nadmiarowe akceptacje, a czas przepływu informacji jest krótszy oraz nie dochodzi do zniekształcenia przekazywanych komunikatów.

Zarządzanie informacją w firmie wiąże się również z wdrożeniem rozwiązań technologicznych, na przykład mini aplikacji, która umożliwi przegląd i edycję wszystkich zbiorów danych oraz źródeł informacji, do których wgląd będzie miał każdy z pracowników. Dzięki temu informacje będą pod kontrolą, w jednym, scentralizowanym narzędziu.

Korzyści płynące z poprawy obiegu informacji w organizacji

Realizacja projektu modelowania struktury organizacyjnej i architektury informacji w organizacji niesie ze sobą wiele korzyści. Skupiając się jedynie na obiegu informacji, są to:

  • usystematyzowanie wymiany informacji,
  • wyeliminowanie problemu rozpowszechniania błędnych informacji,
  • brak zniekształceń w przekazywanych wiadomościach,
  • standaryzacja przepływu informacji
  • sprawniejsze zarządzanie przedsiębiorstwem,
  • podniesienie wydajności pracy, a tym samym sprawniejsza realizacja procesów, projektów oraz osiąganie zamierzonych celów,
  • większe zaangażowanie pracowników,
  • brak opóźnień w przekazywaniu informacji,
  • bezpieczeństwo danych,
  • eliminacja natłoku informacji,
  • zwiększenie samodzielności pracowników.

Usprawnienie organizacji to również mniejsze koszta, a także większe zyski dla przedsiębiorstwa. Poprawa obiegu informacji opłaca się każdemu. Dlatego z usługi modelowania struktury organizacyjnej powinny skorzystać nie tylko firmy, które borykają się z przerostem struktur, ale również te, które doświadczają dynamicznego wzrostu lub borykają się z dużą ilością rozproszonych rejestrów, baz danych oraz źródeł informacji.

Obieg informacji w organizacji
Rate this post

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here