Konferencje to ważne wydarzenia w życiu każdej firmy. Zwoływane są z różnych powodów, niekiedy celem jest prezentacja nowych produktów i usług, w innych istotne zmiany w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, jeszcze w innych – przedstawienie stanowiska w danej kwestii. Niezależnie od powodów stojących za zwołaniem konferencji, należy ją zorganizować w odpowiednio wyposażonym miejscu, najlepiej sali przeznaczonej do takich celów.
Meble
Krzesła lub fotele to zdecydowanie kluczowy element wyposażenia sal konferencyjnych – w końcu, osoby biorące udział w takich wydarzeniach, zarówno uczestnicy, jak i prowadzący, muszą mieć na czym siedzieć, szczególnie że konferencje mogą trwać od kilkunastu minut do nawet kilku godzin. Dla osób przemawiających podczas konferencji przeznaczone są również stoły czy biurka lub pulpity, przy których można wygodnie przemawiać, by być dobrze widocznym dla wszystkich zgromadzonych w sali.
Klimatyzacja i wentylacja
Nie tylko odpowiednie umeblowanie sali konferencyjnej ma wpływ na komfort uczestników – bardzo ważne jest również zadbanie o jakość powietrza wewnątrz pomieszczenia. Dlatego wręcz obowiązkowym wyposażeniem dobrej sali konferencyjnej jest klimatyzacja oraz wydajny system wentylacji.
– Są one szczególnie ważne w okresie letnim, kiedy temperatura na zewnątrz rośnie i może przyczyniać się do znacznego osłabienia koncentracji, co odczują nie tylko uczestnicy, ale i prowadzący spotkania – wyjaśnia przedstawiciel hotelu Sleep***.
Sprzęt audiowizualny
Konferencje oraz inne spotkania, takie jak szkolenia czy wykłady przeprowadzane są zazwyczaj dla większej grupy słuchaczy – przemawianie do nich może być na dłuższą metę bardzo męczące dla prowadzących, z drugiej strony uczestnicy siedzący w tylnych rzędach sali również nie powinni wytężać słuchu, by móc usłyszeć mówcę. Dlatego profesjonalna sala konferencyjna powinna być wyposażona w podstawowy sprzęt nagłaśniający, a więc głośniki, wzmacniacz oraz co najmniej jeden mikrofon. Na wielu spotkaniach prowadzący muszą podpierać się materiałami takimi jak filmy czy prezentacje – aby je pokazać uczestnikom, sala powinna być również wyposażone w sprzęt wizualny, taki jak telewizor czy projektor cyfrowy i rozwijany ekran. Sprawne działanie wszystkich tych sprzętów wymaga oczywiści odpowiedniego okablowania i dostępu do energii elektrycznej. Bardzo ważny jest również dostęp do Internetu.
Odpowiednie oświetlenie
Na co dzień zazwyczaj ignorujemy wpływ oświetlenia na nasze funkcjonowanie – tymczasem pełni ono bardzo istotną funkcję. Światło rozproszone, o niskie temperaturze barwowej może tak samo jak zbyt wysoka temperatura powodować spadek koncentracji. Dlatego ważne jest, żeby w salach konferencyjnych oświetlenie było w miarę możliwości równomierne i emitowało światło o temperaturze barwowej zbliżonej do światła słonecznego.
