Nie ma dziś prawie nic bardziej decydującego o sukcesie gospodarczym firmy niż właściwy wizerunek. Renomowany adres biznesowy w najlepszej lokalizacji daje firmie wyraźne wzmocnienie wizerunku, a tym samym przewagę konkurencyjną. Aby uzyskać jak najbardziej opłacalny adres, coraz więcej przedsiębiorców zwraca się do wirtualnego biura.
Co to jest wirtualne biuro?
Wirtualne biuro to adres dla firmy, ale nie pracuje się w tym miejscu na stałe. Nie jest to więc przede wszystkim biuro fizyczne, ale nowoczesne rozwiązanie biurowe, które można elastycznie wykorzystać i służy również celom reprezentacyjnym. Koncepcja wirtualnego biura została opracowana w latach 90-tych i można ją wyraźnie odróżnić od wątpliwych firm, które mają tylko skrzynki pocztowe. Ponadto, wirtualne biuro świadczy dodatkowe usługi biurowe i zapewnia personel na miejscu, przez co można być dostępnym dla swoich klientów przez całą dobę, bez konieczności obecności w biurze.
Co jest decydujące w wirtualnym biurze?
Przy wyborze wirtualnego biura najlepsza lokalizacja jest najważniejsza. W końcu adres biznesowy, który wynajmujemy powinien wzmocnić wizerunek firmy i tym samym zwiększyć jej przewagę konkurencyjną. Ponieważ dzięki takiemu adresowi przekazujemy maksymalną powagę i wzbudzamy zaufanie do swoich klientów. Ponadto, liczy się optymalny stosunek ceny do jakości. Pozornie najtańszy dostawca wirtualnego biura nie jest automatycznie najlepszy. W końcu decydujące znaczenie mają również usługi, które dostawca usług biurowych oferuje oprócz biura wirtualnego. I często to właśnie subtelności stanowią ogromną różnicę.
Które usługi biurowe powinny być rezerwowane dodatkowo do wirtualnego biura?
Wirtualne biuro to coś więcej niż tylko adres biznesowy. Ponieważ oprócz prostego adresu można w razie potrzeby elastycznie rezerwować różne inne usługi biurowe. Pracownicy mogą dla nas przejąć różne zadania administracyjne. Aby jak najwięcej skorzystać z wirtualnego biura, dostawca powinien oferować usługi biurowe, takie jak profesjonalna obsługa sekretarska, obsługa telefoniczna lub przyjmowanie poczty.
Obsługa telefoniczna i korespondencyjna
Powinniśmy otrzymać także własny lokalny numer telefonu i numer faksu. Połączenia od potencjalnego klienta powinny zostać odebrane profesjonalnie w imieniu naszej firmy przez przeszkolony personel i zostać natychmiast przekazane do nas lub nagrane zgodnie z wymaganiami. I takie usługi świadczy wirtualne biuro. Oznacza to, że nasi klienci mogą dotrzeć do nas przez całą dobę, ponieważ stała dostępność odgrywa większą rolę niż kiedykolwiek wcześniej w naszych szybko zmieniających się czasach. Oprócz tego pracownicy odbierają całą korespondencję biznesową, zarządzają nią i przekazują ją do nas. Mogą się oni zajmować też zadaniami administracyjnymi, wysyłką i przesyłaniem korespondencji biznesowej lub witaniem klientów w recepcji. Pracownicy biura mogą też zorganizować bilety na ekskluzywne imprezy, catering lub zarezerwować stolik w ekskluzywnej restauracji na spotkanie biznesowe.
Jak zarządzać wirtualnym biurem?
Zarówno biuro wirtualne, jak i wszystkie usługi biurowe powinny być elastyczne i możliwe do rozbudowy w krótkim czasie. Usługi biurowe powinny być zmienne. Jeśli na przykład potrzebujemy usługi sekretarskiej na jeden tydzień i usługi telefonicznej na następny tydzień, wówczas rezerwujmy te usługi tylko na odpowiedni czas. Indywidualność jest najważniejsza. Dostawca usług biurowych powinien dostosować swoje usługi do tak, abyśmy płacili tylko za to, czego naprawdę potrzebujemy, nie więcej i nie mniej. Warto też zwrócić uwagę na umiejscowienie adresu. Wirtualne biuro Warszawa to na przykład prestiżowe adresy w centrum stolicy, kojarzące się z biznesem.
Jak można skorzystać z wirtualnego biura?
Wirtualne biuro ma wiele czynników, które mogą pomóc firmie osiągnąć zysk, a także zaoszczędzić wiele kosztów. Nie musimy płacić prowizji pośrednika i nie musimy dokonywać wysokich wstępnych inwestycji w kompletny sprzęt biurowy, w tym meble biurowe i sprzęt techniczny. Nie musimy angażować się w długoterminową umowę o powierzchnię biurową i usługi biurowe, z których korzystamy. Zamiast tego, zawsze elastycznie rezerwujemy tylko to, czego naprawdę potrzebuje nasza firma.
