Przedsiębiorcy posiadają obowiązek przechowywania niektórych dokumentów w odpowiedni sposób przez określony czas. W związku z tym konieczne jest również skuteczne zabezpieczenie ich przed zniszczeniem. Jak to zrobić?
Dokumenty księgowe, kadrowo-płacowe, sprawozdania finansowe – te, a także innego rodzaju dokumenty wymagają odpowiedniego przechowywania. W tym celu warto wykorzystać różnorodne dodatki, ułatwiające właściwe uporządkowanie oraz zarchiwizowanie dokumentacji.
Łatwa archiwizacja bez segregatorów
Najczęściej archiwizowanie dokumentów kojarzone jest z segregatorami. Pozwalają one na łatwe uszeregowanie dokumentów według klucza, a także chronią je przed czynnikami zewnętrznymi. Niestety, segregatory zajmują dużo miejsca, dlatego też nie sprawdzają się w sytuacji, gdy konieczne jest przechowywanie dużej ilości dokumentów na małej przestrzeni.
Łatwa archiwizacja możliwa jest jednak także bez segregatorów. W tym celu warto zastosować klipsy archiwizacyjne, czyli małe, plastikowe elementy, które umożliwiają łączne przechowywanie wielu arkuszy – także przełożonych z segregatorów. Zapięte w klipsy archiwizacyjne dokumenty mogą być następnie umieszczone w kartonach zabezpieczających je przed czynnikami zewnętrznymi.
Ważne miejsce przechowywania dokumentów
Poza wyborem właściwych akcesoriów do przechowywania dokumentów warto także pamiętać o tym, aby wybrać odpowiednie miejsce do ich archiwizacji.
Miejsce to powinno być zabezpieczone przed czynnikami niszczącymi – wilgocią, ogniem, a także przed dostępem niepowołanych osób. Rekomendowane są zamykane szafy archiwizacyjne na dokumenty.
Zleć profesjonalną archiwizację zewnętrznej firmie
Przedsiębiorcy mogą także skorzystać z zewnętrznych usług archiwizacji. Wówczas właściwym zabezpieczeniem i przechowaniem dokumentów zajmują się firmy zewnętrze.
Rozwiązanie to rekomendowane jest przede wszystkim firmom, które nie dysponują odpowiednią ilością miejsca na dokumentację, a także nie chcą zajmować się pracami tego typu we własnym zakresie.
