Legalizacja zagranicznego aktu notarialnego stanowi dowód na to, że odpowiednie organy sporządziły go w prawidłowej formie. W przypadku Polski dokument ten może zostać zalegalizowany tylko i wyłącznie przez konsulów RP.
Nie tylko przedsiębiorca, ale i osoba prywatna prędzej czy później spotka się z wymogiem przedstawienia urzędom, sądowi lub różnym innym organom zagranicznych aktów notarialnych. Będą to m.in. umowy, pełnomocnictwa, odpisy z rejestrów. Niestety autentyczność, a zatem i skuteczność tych aktów bywają dość często niesłusznie podawane
w wątpliwość. Nie jest jednak powiedziane, że takie dokumenty nie posiadają w naszym kraju mocy prawnej lub że dane organy, instytucje mogą je odrzucić. Przede wszystkim nie należy zapominać o ich zalegalizowaniu albo nadaniu im klauzuli apostille.
Legalizacja aktu notarialnego
Akt notarialny, który został sporządzony poza granicami państwa powinien zostać uwierzytelniony. Uwierzytelnienia dokonuje się najczęściej przy pomocy legalizacji.
Warto mieć świadomość, że zalegalizowanie dokumentów nie oznacza od razu potwierdzenia ich autentyczności. Legalizacja ma być poświadczeniem, że określony dokument został sporządzony w celu posłużenia się nim w innym kraju, zgodnie z prawem, które obowiązuje tam, gdzie on powstał.
Legalizacja zagranicznego aktu notarialnego stanowi dowód na to, że odpowiednie organy sporządziły go w prawidłowej formie. W przypadku Polski dokument ten może zostać zalegalizowany tylko i wyłącznie przez konsulów RP.
Rodzaje klauzul legalizacyjnych
Wyróżnia się zwykle trzy rodzaje klauzul legalizacyjnych. Są to potwierdzenia:
- zgodności aktu notarialnego z prawem, które obowiązuje w miejscu, gdzie go wystawiono, czyli tzw. klauzula skrócona,
- autentyczności podpisu i pieczęci urzędowej,
- nie tylko zgodności dokumentu z prawem obowiązującym w miejscu wystawienia tego aktu, ale i autentyczności podpisu oraz pieczęci urzędowej (inaczej klauzula pełna).
Klauzula apostille
Istnieje alternatywa dla legalizacji zagranicznych aktów notarialnych. Jest nią oczywiście tzw. klauzula apostille.
Klauzula apostille stanowi poświadczenie aktu, który sporządzono poza granicami państwa. Umożliwia ono posługiwanie się takim dokumentem w naszym kraju lub w innej, dowolnej stronie Konwencji haskiej. W tej sytuacji akt notarialny zostanie uwierzytelniony
po dołączeniu do niego apostille, które zostało wcześniej wydane przez określony organ państwowy, instytucję, z której ów dokument pochodzi. W Polsce jedyną instytucją uprawnioną do nadania klauzuli apostille jest Ministerstwo Spraw Zagranicznych.
Klauzulę umieszcza się na akcie lub się ją do niego dołącza (wszystko wg wzoru załączonego do Konwencji haskiej). Nie można również zapominać o przetłumaczeniu przez tłumacza przysięgłego każdego dokumentu z języka obcego na język polski. W takim przypadku zalecamy skontaktowanie się z doświadczonym biurem tłumaczeń.
